1. Explaining systems
Describe components, functions, connections and operating principles.
Komponenten, Funktionen, Verbindungen und Funktionsprinzipien beschreiben.
Technical English Through Guided Conversations
Technical Communication for Engineers
Explain technical systems clearly in English
Technisches Wissen allein reicht in internationalen Projekten nicht aus. Ingenieure und technische Fachkräfte müssen Systeme, Prozesse, Projektstände, Probleme und Lösungen klar und verständlich auf Englisch vermitteln.
From technical knowledge to clear communication
Engineers usually know exactly how a system works. The challenge is turning that knowledge into a clear message for colleagues, customers, managers or project partners.
Ingenieure wissen gewöhnlich genau, wie ein System funktioniert. Die Herausforderung besteht darin, dieses Wissen in eine klare Botschaft für Kollegen, Kunden, Führungskräfte oder Projektpartner zu verwandeln.
This guided-conversation project helps you organise technical information, choose precise language and speak with greater confidence.
Dieses Projekt mit geführten Gesprächen hilft Ihnen, technische Informationen zu strukturieren, präzise Sprache auszuwählen und sicherer zu sprechen.
Six essential communication situations
2. Describing processes
Present sequences, inputs, outputs and cause-and-effect relationships.
Abläufe, Eingaben, Ergebnisse und Ursache-Wirkungs-Beziehungen darstellen.
3. Giving project updates
Explain progress, delays, dependencies, priorities and next steps.
Fortschritte, Verzögerungen, Abhängigkeiten, Prioritäten und nächste Schritte erklären.
4. Discussing problems
Describe faults, identify possible causes and explain their consequences.
Störungen beschreiben, mögliche Ursachen erkennen und deren Folgen erläutern.
5. Presenting solutions
Compare options, recommend action and communicate technical limitations.
Optionen vergleichen, Maßnahmen empfehlen und technische Grenzen vermitteln.
6. Speaking to customers
Adapt technical depth to the listener without losing accuracy.
Die technische Tiefe an den Zuhörer anpassen, ohne an Genauigkeit zu verlieren.
Guided Conversation: A pressure problem
Project Manager:
Can you briefly explain the problem with the cooling system?
Können Sie das Problem mit dem Kühlsystem kurz erklären?
Engineer:
The pressure is falling whenever the system operates at maximum capacity.
Der Druck fällt ab, sobald das System mit maximaler Leistung arbeitet.
Project Manager:
Do we know what is causing it?
Wissen wir, wodurch das verursacht wird?
Engineer:
We have identified two possible causes. The control valve may be responding too slowly, or there may be a small leak in the return line.
Wir haben zwei mögliche Ursachen festgestellt. Das Regelventil reagiert möglicherweise zu langsam, oder es gibt eine kleine Undichtigkeit in der Rücklaufleitung.
Project Manager:
What do you recommend?
Was empfehlen Sie?
Engineer:
First, we should test the valve under load. If it responds correctly, we will inspect the return line. This approach will help us isolate the fault without shutting down the entire system.
Zuerst sollten wir das Ventil unter Last prüfen. Wenn es korrekt reagiert, untersuchen wir die Rücklaufleitung. Mit diesem Vorgehen können wir den Fehler eingrenzen, ohne das gesamte System abzuschalten.
Speaking question: How would you explain a technical problem from your own work in three or four sentences?
Wie würden Sie ein technisches Problem aus Ihrem eigenen Arbeitsbereich in drei oder vier Sätzen erklären?
Wie würden Sie ein technisches Problem aus Ihrem eigenen Arbeitsbereich in drei oder vier Sätzen erklären?
A clear structure: Point – Reason – Example
A useful technical explanation does not begin with every available detail. It begins with the central message.
Eine hilfreiche technische Erklärung beginnt nicht mit jedem verfügbaren Detail. Sie beginnt mit der Kernaussage.
Point
State the central message.
Nennen Sie die Kernaussage.
State the central message.
Nennen Sie die Kernaussage.
Reason
Explain why it matters.
Erklären Sie, warum sie wichtig ist.
Explain why it matters.
Erklären Sie, warum sie wichtig ist.
Example
Give concrete evidence.
Nennen Sie ein konkretes Beispiel.
Give concrete evidence.
Nennen Sie ein konkretes Beispiel.
Point: The new sensor will improve system reliability.
Reason: It detects pressure changes earlier than the current device.
Example: During the test, it identified a pressure drop almost thirty seconds sooner.
Aussage: Der neue Sensor erhöht die Zuverlässigkeit des Systems. Grund: Er erkennt Druckänderungen früher als das bisherige Gerät. Beispiel: Beim Test erkannte er einen Druckabfall fast dreißig Sekunden früher.
Technical communication glossary
| English | German | Example |
|---|---|---|
| component | Bauteil / Komponente | The component transfers heat to the secondary circuit. |
| operating principle | Funktionsprinzip | Let me explain the operating principle. |
| capacity | Leistung / Kapazität | The system is operating at full capacity. |
| dependency | Abhängigkeit | This dependency may delay the next phase. |
| fault | Fehler / Störung | We have isolated the fault. |
| root cause | Grundursache | We have not yet confirmed the root cause. |
| constraint | Einschränkung / Randbedingung | Space is the main design constraint. |
| workaround | Übergangslösung | This is a temporary workaround. |
| corrective action | Korrekturmaßnahme | We need to agree on corrective action. |
| reliable | zuverlässig | The test results are reliable. |
| feasible | machbar | The proposed modification is technically feasible. |
| to verify | überprüfen / verifizieren | We must verify the measurements. |
Practice: Choose the better technical expression
1. We need to _____ the measurements before changing the design.
Wir müssen die Messwerte überprüfen, bevor wir das Design ändern.
2. The team _____ the fault during yesterday's test.
Das Team hat den Fehler beim gestrigen Test eingegrenzt.
3. If the temperature rises further, the safety system _____ the unit down.
Wenn die Temperatur weiter steigt, schaltet das Sicherheitssystem die Anlage ab.
4. The new valve _____ more reliably than the previous model.
Das neue Ventil arbeitet zuverlässiger als das Vorgängermodell.
5. We _____ two possible causes so far.
Wir haben bisher zwei mögliche Ursachen festgestellt.
6. The modification is technically _____, but it will increase the cost.
Die Änderung ist technisch machbar, erhöht aber die Kosten.
7. Production was interrupted _____ a sensor failure.
Die Produktion wurde aufgrund eines Sensorausfalls unterbrochen.
8. The filter prevents particles _____ entering the pump.
Der Filter verhindert, dass Partikel in die Pumpe gelangen.
9. We recommend _____ the connection before restarting the system.
Wir empfehlen, die Verbindung vor dem Neustart des Systems zu überprüfen.
Revision quiz
1. What should normally come first in a concise technical explanation?
2. Which expression introduces uncertainty professionally?
3. What is a workaround?
4. Which sentence gives a clear project update?
5. Why should engineers adapt technical depth?
6. Which sequence is most useful when discussing a fault?
Pronunciation for technical clarity
Clear pronunciation is not about hiding your accent. It is about helping the listener recognise the important information quickly.
Bei klarer Aussprache geht es nicht darum, den eigenen Akzent zu verstecken. Es geht darum, dem Zuhörer zu helfen, die wichtigen Informationen schnell zu erkennen.
Word stress
RE-liable
ca-PA-city
com-PO-nent
de-PEN-den-cy
Contrastive stress
The valve is not blocked. It is responding too slowly.
Meaning groups
First, we will test the valve / under full load / and compare the results.
Your guided communication task
Step 1: Choose a system, component or process from your work.
Wählen Sie ein System, Bauteil oder einen Prozess aus Ihrem Arbeitsbereich.
Wählen Sie ein System, Bauteil oder einen Prozess aus Ihrem Arbeitsbereich.
Step 2: Explain its main function in one sentence.
Erklären Sie seine Hauptfunktion in einem Satz.
Erklären Sie seine Hauptfunktion in einem Satz.
Step 3: Describe how it works in three logical stages.
Beschreiben Sie die Funktionsweise in drei logischen Schritten.
Beschreiben Sie die Funktionsweise in drei logischen Schritten.
Step 4: Name one possible problem, its consequences and a suitable response.
Nennen Sie ein mögliches Problem, seine Folgen und eine geeignete Reaktion.
Nennen Sie ein mögliches Problem, seine Folgen und eine geeignete Reaktion.
Step 5: Explain the same subject to a non-technical customer.
Erklären Sie dasselbe Thema einem nichttechnischen Kunden.
Erklären Sie dasselbe Thema einem nichttechnischen Kunden.
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